เกณฑ์การเลือกระบบห้องสมุดอัตโนมัติ

มีคนขอคำปรึกษาเรื่องเกณฑ์ในการเลือกระบบห้องสมุดอัตโนมัติมากมาย
วันนี้ผมเลยขอนำเรื่องนี้มาเล่าให้เพื่อนๆ หลายๆ คนฟัง

จากประสบการณ์ที่เคยทำงานด้านนี้มา ผมจึงขอเล่าเรื่องนี้ให้ฟังแบบคร่าวๆ นะครับ
การตั้งเกณฑ์ของการเลือกระบบห้องสมุดอัตโนมัติ ต้องดูองค์ประกอบหลายๆ เรื่องนะครับ
ไม่ว่าจะเป็นเรื่อง ฟังค์ชั่นการใช้งาน และส่วนเสริมต่างๆ

ด้านฟังค์ชั่นการใช้งาน ผมเคยเขียนเกณฑ์แบบคร่าวๆ ดังนี้
(เวอร์ชั่นนี้อาจจะต้องปรับปรุบเยอะหน่อยนะครับ เพราะว่าเป็นสเปคที่เขียนไว้เมื่อสามปีที่แล้ว)

1. ระบบงานจัดหา (Acquisition)
1.1 สามารถจัดการด้านงบประมาณและการจัดซื้อ ทวงถามศูนย์หนังสือได้
1.2 จัดการ ควบคุมรายการและติดต่อสื่อสารผู้จำหน่ายร้านค้า
1.3 สามารถตรวจสอบรายการสั่งซื้อโดยการแก้ไขได้ก่อนการสั่งซื้อ
1.4 จัดการเกี่ยวกับอัตราการแลกเปลี่ยนเงิน
1.5 สามารถสร้างระบบความปลอดภัยในโมดูลได้
1.6 กำหนดสิทธิ์และอนุญาตให้เฉพาะบุคคลได้

2. ระบบงานวิเคราะห์หมวดหมู่และลงรายการ (Cataloging)
2.1 บันทึกรายการบรรณานุกรมได้ในรูป MARC และ Non- MARC
2.2 สามารถเพิ่ม ลด แก้ไข Tag, Subfield ใน MARC ได้
2.3 เชื่อมต่อกับระบบ Thesauri ได้จากหน้าจอ Catalog
2.4 สนับสนุนการแลกเปลี่ยนข้อมูลในรูปแบบ MARC มาตรฐานได้
2.5 จัดเก็บรายละเอียดสารสนเทศฉบับสมบูรณ์ให้อยู่ในรูปข้อมูลอิเล็คทรอนิกส์ฯ
2.6 สามารถป้อนข้อมูลจากสื่อต่าง/สื่ออิเล็คทรอนิกส์มาอยู่ในรูปแบบ MARC
2.7 มีระบบ Authority Control ตรวจสอบรายการผู้แต่ง หัวเรื่องให้เป็นมาตรฐาน

3. ระบบงานบริการยืม-คืน (Circulation)
3.1 สามารถกำหนดระเบียบการยืม-คืนวัสดุห้องสมุดได้ตามประเภทสมาชิก
3.2 สามารถกำหนดเวลาการยืมวัสดุแต่ละประเภทได้
3.3 สามารถเก็บประวัติรายละเอียดการยืมของสมาชิกแต่ละคนได้
3.4 สามารถดูรายการยืมและรายการจองของตนเองผ่านอินเทอร์เน็ต
3.5 สามารถกำหนดปฎิทิน เพื่อจัดการเรื่องกำหนดวันส่งได้
3.6 สามารถจัดการเกี่ยวกับค่าปรับ
3.7 สามารถจัดการเกี่ยวกับการยืมวัสดุห้องสมุดในช่วงเวลาสั้นได้
3.8 สามารถจัดการเกี่ยวกับการยืม-คืนวารสารในลักษณะ In-House-Use
3.9 สามารถพิมพ์รายงานและสถิติได้ตามความต้องการ
คุณลักษณะของระบบงานบริการยืม-คืน (Circulation)
1) กลุ่มผู้ใช้เป็นทั้งแบบ National และ Local
2) สามารถทำการยืม-คืน โดยใช้ระบบบาร์โค้ดหรือเลข ID ของสมาชิกห้องสมุด
3) สามารถแสดงข้อมูลรายละเอียดของผู้ใช้บริการได้
4) สามารถทำการคำนวณเงินค่าปรับได้โดยอัตโนมัติ

4. ระบบงานวารสารและเอกสาร (Serial Control)
4.1 สามารถใช้ข้อมูล Vendor ร่วมกัน
4.2 สามารถสร้างรายการ Holding วารสารและให้แสดงผลที่ OPAC
4.3 สามารถตรวจสอบสถานะของวารสารแต่ละรายชื่ออยู่ในสถานะใด
4.4 สามารถจัดระบบควบคุมและคำนวณค่าใช้จ่าย ค่าบอกรับวารสาร ทำบัญชีวารสาร
4.5 สามารถออกจดหมายทวงวารสาร ไปยังผู้จัดจำหน่ายหรือตัวแทนได้

5. ระบบงานสืบค้นรายการทรัพยากร (Online Public Access Catalog)
5.1 สนับสนุนการทำงานแบบ Internet Web Clients
5.2 สามารถสืบค้นข้อมูลได้หลายรูปแบบ โดยค้นจากชื่อผู้แต่ง นิติบุคคล ชื่อเรื่อง หัวเรื่อง เลขเรียกหนังสือและคำสำคัญ
5.3 สามารถสืบค้นแบบเทคนิคตรรกบูลีน
5.4 สามารถสืบค้นภาษาไทยและภาษาอังกฤษได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยเรียง ลำดับอักษรตามพจนานุกรม
5.5 สนับสนุนการสืบค้นผ่านมาตรฐานโปรโตคอล Z39.50

ที่กล่าวมานี่ก็เป็นเพียงการทำงานเบื้องต้นของระบบห้องสมุดอัตโนมัติที่ควรจะเป็นเท่านั้นนะครับ
ส่วนที่เป็นองค์ประกอบเสริมก็มีอีก เช่น การรองรับข้อมูลในอนาคต ฐานข้อมูลที่ใช้ ระบบเครือข่าย ฯลฯ

นอกจากนี้ผมได้ลองมานั่งคิดๆ ดู และลองจัดกลุ่มดู
ระบบห้องสมุดอัตโนมัติควรจะต้องคำนึงถึงเรื่องอะไรอีกบ้าง
– มาตรฐาน ระบบห้องสมุดอัตโนมัติที่ดีควรจะรองรับเรื่องมาตรฐานอีกมากมาย
เช่น MARC21, ISO2709, Z39.50 ฯลฯ

– ออนไลน์ ระบบห้องสมุดอัตโนมัตที่ดีควรทำงานได้ในระบบออนไลน์ ทั้งในแง่ผู้ใช้บริการและบรรณารักษ์
เช่น สืบค้นออนไลน์ จองหนังสือผ่านระบบออนไลน์ ต่ออายุการยืมออนไลน์

– บริหารจัดการระบบที่ดี ระบบห้องสมุดอัตโนมัติที่ดีควรมีระบบที่สามารถบริหารจัดการข้อมูลภายในได้ที
ทั้งในเง่ของการนำข้อมูลต่างๆ มาใช้ได้ เช่น สถิติการใช้งาน รายงานการใช้งาน และเก็บข้อมูลการเข้าใช้งาน

– การแลกเปลี่ยนข้อมูล ระบบห้องสมุดอัตโนมัติที่ดีควรมีฟังค์ชั่นที่รองรับในการแลกเปลี่ยนข้อมูลกับห้องสมุดอื่นๆ

– อนาคต ระบบห้องสมุดอัตโนมัติที่ดีควรคำนึงถึงการเติบโตทางด้านเทคโนโลยีในอนาคตด้วย

เอาเป็นว่าวันนี้ผมก็ขอเกริ่นเพียงเท่านี้ก่อนนะครับ
แล้ววันหลังผมจะลองนำระบบห้องสมุดอัตโนมัติที่มีอยู่ในท้องตลาดมาวิจารณ์ให้อ่านแล้วกัน

ปล. หากเพื่อนๆ มีข้อเสนอแนะเรื่องระบบห้องสมุดอัตโนมัติมากกว่านี้
สามารถเสนอความคิดเห็นได้ด้านล่างนี้เลยนะครับ