วงจรการจัดซื้อ (Acquisitions Life Cycle) สำหรับงานห้องสมุด

ใกล้งานสัปดาห์หนังสือแล้ว ผมเชื่อว่าเพื่อนๆ ในวงการห้องสมุดและบรรณารักษ์ไทยหลายคนกำลังรอที่จะมาซื้อหนังสือหรือสื่อต่างๆ เข้าห้องสมุด วันนี้ผมจึงขอนำเรื่องราวเกี่ยวกับกระบวนการในการจัดซื้อจัดหามาเล่าให้เพื่อนๆ ได้อ่านกันอีกสักหน่อย อย่างน้อยก็ขอเตือนสติสำหรับบรรณารักษ์บางคนที่ต้องการนำเงินงบประมาณแผ่นดินมาละลายในงานสัปดาห์หนังสือครั้งนี้

เริ่มต้นก่อนมางานสัปดาห์หนังสือ หรือ คำถามที่คุณจะต้องตอบให้ได้ก่อนการซื้อหนังสือเข้าห้องสมุด มีดังนี้
1. What หนังสือเนื้อหาในกลุ่มใดที่คุณจะมาซื้อในงานนี้
2. Where หนังสือที่คุณจะซื้ออยู่ตรงไหน หรือสำนักพิมพ์อะไร
3. When หนังสือที่คุณจะซื้อเป็นหนังสือเก่าหรือใหม่
4. Why ทำไมต้องมาซื้อหนังสือในงานนี้
ผมเริ่มจาก Question word นะครับ เพื่อนๆ ตอบตัวเองได้หรือเปล่า

เอาหล่ะครับ ทีนี้เรามาดูอะไรทีเป็นวิชาการกันบ้าง
จากหนังสือของ Evans, G. Edward
ชื่อหนังสือ Developing Library and Information Center Collections

ได้กล่าวถึงวงจรในการจัดซื้อ – Acquisitions Life Cycle ไว้ว่า
1. Community Analysis วิเคราะห์ความต้องการของชุมชน
2. Selection Policies กำหนดนโยบายในการเลือกซื้อ
3. Selection เลือกและค้นหา
4. Acquisition จัดซื้อจัดหา
5. Weeding / Deselection จำหน่ายออก
6. Evaluation ประเมินคุณค่า

ดูวงจรได้ตามแผนภาพที่ผมจัดทำขึ้นได้เลยครับ สังเกตว่ามันเป็นวงจรที่เกิดขึ้นได้ตลอดเวลา และมันจะวนกลับมาที่จุดเริ่มต้นทุกครั้ง วงจรนี้เองเป็นวงจรที่ผมอยากให้เพื่อนๆ ลองคิดและทบทวนขั้นตอนในการเลือกซื้อหนังสือให้ดี เช่น

1. ความต้องการของชุมชน — ผู้ใช้บริการเรามีความหลากหลายเพียงใด
โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าเป็นห้องสมุดประชาชนคงจะตอบว่า ผู้ใช้ต้องการเกือบทุกสิ่งอย่าง เนื้อหาก็หลากหลาย รูปแบบก็หลากหลาย ไม่ว่าจะเป็นหนังสือนวนิยาย หนังสือทั่วไป หนังสือวิชาการ วารสาร นิตยสาร และอื่นๆ อีกจิปาถะ แล้วจะใช้ข้อนี้ได้อย่างไร — แบบฟอร์มเสนอรายชื่อหนังสือเข้าห้องสมุด — เพื่อนๆ มีหรือไม่ ถ้ามีแล้วเราเคยจัดซื้อเพื่อผู้ใช้บริการหรือไม่ สิ่งแรกที่เพื่อนๆ ต้องทำ คือ รวบรวมรายชื่อหนังสือที่ผู้ใช้บริการเหล่านั้นแหละมาซื้อในงานนี้ แต่ไม่ได้หมายความว่าเราจะซื้อทั้งหมดนะครับ ไปดูขั้นตอนต่อไปก่อน

2. ซื้อตามนโยบาย – วัตถุประสงค์ของห้องสมุด – งบประมาณ – ตรวจซ้ำในห้องสมุด
รายชื่อหนังสือที่รวบรวมมาแล้ว เรามาพิจารณากันต่อที่นโยบายของห้องสมุด ดูความเหมาะสมของเนื้อหาว่าสอดคล้องกับการให้บริการของห้องสมุดเราหรือไม่ หรือผู้ใช้บริการเสนอหนังสือที่มีราคาสูงมากๆ ยิ่งต้องคิดในเรื่องงบประมาณที่จะนำมาใช้จ่ายในงานสัปดาห์หนังสือ สมมติถ้าราคาในท้องตลาดมีราคาสูงมาก แต่ในงานสัปดาห์หนังสือมีราคาถูกลงมากก็พิจารณาเก็บรายชื่อดังกล่าวไว้ซื้อในงานสัปดาห์หนังสือดีกว่า

3. เลือกจาก list และค้นหาข้อมูลเบื้องต้น
เมื่อเราได้รายชื่อที่เราต้องการซื้อแล้ว เราควรดูหนังสือที่มีเนื้อเรื่องใกล้เคียงกันด้วย เช่น “Microsoft Office” เราสามารถดูและลองเปรียบเทียบจากสำนักพิมพ์ต่างๆ โดยทั่วไปแล้ว ถ้าเราซื้อจากสำนักพิมพ์ที่พิมพ์จะได้ส่วนลดมากกว่า การซื้อจากตัวแทนจำหน่าย เว้นแต่หนังสือดังกล่าวไม่ได้พิมพ์ในเมืองไทย (หนังสือต่างประเทศ) เราต้องเปรียบเทียบและทำ list ไว้ได้เลย เวลาไปถึงงานสัปดาห์หนังสือแล้วจะได้มีทิศทางในการเลือกซื้อ เช่น เราต้องรู้แล้วว่าจะซื้อจากสำนักพิมพ์ไหนบ้าง

4. ไปซื้อได้แล้ว
กระบวนการนี้ไม่ยากมาก คือ การไปเดินซื้อในงานสัปดาห์หนังสือได้เลย ขอแผนที่ก่อนเข้างาน หรือ เราควรดูแผนที่จากเว็บไซต์ก่อนเดินทางไปที่งาน (แนะนำเพราะคนเยอะมาก) ได้ที่ http://thailandexhibition.com/TradeShow-2013/%E0%B8%87%E0%B8%B2%E0%B8%99%E0%B8%A1%E0%B8%AB%E0%B8%81%E0%B8%A3%E0%B8%A3%E0%B8%A1%E0%B8%AB%E0%B8%99%E0%B8%B1%E0%B8%87%E0%B8%AA%E0%B8%B7%E0%B8%AD%E0%B8%A3%E0%B8%B0%E0%B8%94%E0%B8%B1%E0%B8%9A%E0%B8%8A%E0%B8%B2%E0%B8%95%E0%B8%B4-%E0%B8%84%E0%B8%A3%E0%B8%B1%E0%B9%89%E0%B8%87%E0%B8%97%E0%B8%B5%E0%B9%88-18-2475.html พอไปถึงก็เดินตามแผนที่ที่วงไว้ได้เลย เลือกหนังสือที่เรา list ไว้ก่อน ถ้าเหลือเวลาค่อยเดินชมงานและเลือกหนังสือเพิ่มเติม

5. จำหน่ายของเก่าออกบ้าง
ขอจำกัดของห้องสมุดเกือยทุกแห่ง คือ พื้นที่ในการจัดเก็บหนังสือ อย่างว่าแหละครับ คงไม่มีเพื่อนๆ ซื้อหนังสือใหม่เสร็จแล้วซื้อชั้นหนังสือใหม่ต่อเลยใช่ปล่าว ดังนั้นการหาพื้นที่ให้หนังสือใหม่จึงเป็นความจำเป็นเช่นกัน ยิ่งถ้าห้องสมุดไหนมีหนังสือเต็มชั้นจนไม่มีที่จะเก็บแล้ว ผมว่าการจำหน่ายหนังสือเก่าออกบ้างเป็นเรื่องที่ห้องสมุดต้องดำเนินการนะครับ ซึ่งเรื่อง “วงจรการจำหน่ายหนังสือออก (Weeding Life Cycle)” ผมจะเอาไว้เขียนให้อ่านอีกที

6. การประเมินคุณค่าของหนังสือ
เพื่อนๆ เคยเข้าไปดูสถิติการใช้งานของหนังสือบ้างหรือไม่ ว่าหนังสือที่ห้องสมุดจัดซื้อจัดหาเข้ามาในห้องสมุด บางเล่มก็เป้นที่นิยมถูกหยิบยืมจำนวนมาก บางเล่มแทบจะไม่มีคนยืมเลย วิธีการสังเกตห้องสมุดที่มีระบบห้องสมุดอัตโนมัติสามารถดูสถิติการใช้หนังสือแต่ละเล่มได้อยู่แล้ว ส่วนบางห้องสมุดก็ใช้วิธีการประทับตราวันกำหนดส่งท้ายเล่ม นั่นก็เป็นอีกวิธีที่ทำให้เพื่อนๆ สังเกตการใช้งานของหนังสือได้เช่นกัน ซึ่ง “วงจรการประเมินคุณค่าของหนังสือ (Evaluation Life Cycle)” ผมจะเอาไว้เขียนให้อ่านอีกที เช่นกัน

เอาเป็นว่า ก่อนการไปซื้อหนังสือหรือสื่ออะไรก็ตามเข้าห้องสมุดในช่วงงานสัปดาห์หนังสือ เดือนตุลาคมนี้ เพื่อนๆ คงมีการคิดอย่างดีแล้ว และเลือกหนังสือได้ตรงกับความต้องการของผู้ใช้บริการของห้องสมุดกันถ้วนหน้านะครับ